В России с 2015 года учреждено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Теперь сведения о всех постояльцах (внезависимости от гражданства) учреждение посылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение подобного обязательства грозит достаточно значительным взысканием - до 300 тысяч рублей. Руководство гостиницы само может выбирать вариант предоставления сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Вместе с тем в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет составляться вручную. Кроме того, нужно учитывать, что данные обязаны быть актуальными, иначе говоря для обеспечения своевременной сдачи отчетности о постояльцах компания вынуждена будет иметь курьера для доставления документов в офис миграционной службы. Поэтому, почти все гостиницы вынесли решение совершать электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было подготовлено несколько специализированных программ.
Обычно управленческая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, дающими возможность автоматизировать процесс оформления и учета квартирантов. Удобный интерфейс дает возможность уменьшить время на поселение во много раз. Штат гостиницы обучен работе с такими программами и уже адаптировался в реалии информационных технологий. Между тем освоение нового программного продукта множественным персоналом - достаточно трудный процесс. Разработчики специализированной программы для передачи данных о постояльцах контур фмс для гостиниц предлагают эффективное решение. Оператору нет необходимости вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже есть на вооружении менеджеров гостиницы. Этот процесс осуществляется в считанные минуты под руководством ответственного лица предприятия.
ФМС имеет внушительные серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей РФ. Одновременно с этим хозяйственный субъект, направивший данные фмс имеет постоянный доступ к сведениям, которые касаются их постояльцев. Помимо того у гостиниц нынче имеется возможность контроля сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
